Systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi
(Enterprise Content Managament)
Istotą każdego systemu jest dokładne dopasowanie do wymagań użytkowników. Dotyczy to również systemów wspomagających zarządzanie dokumentami, które odgrywają ważną rolę w organizacji pracy
Rola systemów elektronicznego obiegu dokumentów nie ogranicza się jedynie się do podstawowych funkcji takich jak składowanie dokumentów czy ich przesyłanie. Zazwyczaj dokumenty wiążą są z jakimiś sprawami, których załatwienie wymaga współdziałania zespołowego, przydzielania zadań oraz kontroli ich wykonania. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów rozszerzane są o kolejne moduły funkcjonalne lub są integrowane z innymi systemami zewnętrznymi.
Droga do wdrożenia systemu
elektronicznego obiegu dokumentów
Każda organizacja posiada swoją indywidualną strukturę, styl pracy oraz ukształtowane przez lata procesy. Elementy te muszą zostać uwzględnione podczas wdrożenia systemu. Aby wprowadzić usprawnienia w pracy organizacji konieczne jest przeprowadzenie wcześniejszej analizy, która wykaże w jakich obszarach jest to możliwe. Nie ma systemów uniwersalnych, które pasują do każdej organizacji, dlatego w większości przypadków niezbędne jest wprowadzenie w nich stosownych modyfikacji. Aby analiza była kompletna i w sposób pełny opisywała badane procesy, wymagane jest by prócz definicji wyizolowanych obiegów dokonać ich analizy w szerszym ujęciu, to znaczy zbadać obszary, gdzie te obiegi się łączą, nawzajem na siebie oddziałują lub współdzielą swoje części składowe. Wnioski z przeprowadzonej analizy są podstawą do zaplanowania wdrożenia.
Przykłady rozwiązań:
Platforma zarządzania dokumentami Microsoft Office System
Od wielu lat pakiet biurowy Microsoft Office jest podstawowym narzędziem pracy biurowej. Przede wszystkim kojarzy się on z pojedynczymi aplikacjami takimi jak Word lub Excel. Z biegiem czasu pakiet ten stał się elementem wszechstronnego rozwiązania nazwanego Office System.Microsoft SherePoint jest portalem pracy grupowej, który stanowi znakomitą platformę do dzielenia się dokumentami
więcej
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów "PROtON"
Sputnik Software od wielu lat jest zaangażowany w proces informatyzacji urzędów administracji państwowej. Jednym z ważniejszych zadań jakie stoją przed administracją jest wdrożenie rozwiązań związanych z obsługą elektronicznych dokumentów. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów "PROtON" pozwala na kompletne przeniesienie wszystkich czynności związanych z obrotem dokumentami elektronicznymi na platformę wykonywanie wielu czynności związanych z prowadzeniem spraw oraz dzienników
więcej